Sprawa, która trafiła do fiskusa

Spółka przed nawiązaniem współpracy zweryfikowała kontrahenta — sprawdziła wpis w KRS oraz status w wykazie podatników VAT prowadzonym przez Ministerstwo Finansów. Kontrahent figurował tam jako podatnik VAT czynny. Ten sam schemat weryfikacji stosujemy przy księgowości dla spółki z o.o..

Po jakimś czasie spółka dowiedziała się, że kontrahent został wykreślony z rejestru. Współpracę kontynuowała, zakładając, że status zostanie przywrócony. Kontrahent nadal świadczył usługi i wystawiał faktury z podatkiem według stawki 23%.

Spółka zachowała się tak, jak podpowiada ostrożność: płaciła wyłącznie kwoty netto, wstrzymując zapłatę podatku, i nie ujmowała tych faktur w ewidencji ani nie odliczała z nich podatku naliczonego. Gdy okazało się, że kontrahent nie zostanie ponownie zarejestrowany, spółka zakończyła współpracę — a kontrahent pozwał ją o zapłatę wstrzymanych kwot VAT, twierdząc, że prawo do odliczenia spółce i tak przysługiwało.

Co odpowiedział Dyrektor KIS

Rozstrzygnięcie jest jednoznaczne: podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony z faktur wystawionych przez kontrahenta w okresie, w którym nie figurował on w rejestrze podatników VAT czynnych. Co więcej — prawo to przysługiwało zarówno po zapłacie kwoty podatku wykazanej na fakturach, jak i przed jej uregulowaniem.

Innymi słowy: ostrożnościowe wstrzymanie odliczenia nie było wymogiem przepisów. Było kosztem, który spółka poniosła sama.

Weryfikację kontrahentów bierzemy na siebie

Umów rozmowę

Dlaczego wpis w rejestrze nie przesądza

Prawo do odliczenia to fundament konstrukcji podatku od wartości dodanej (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT). Jest wprost implementacją art. 168 lit. a dyrektywy 2006/112/WE, a do jego realizacji potrzebna jest faktura spełniająca wymogi formalne (art. 178 lit. a dyrektywy).

Ten kierunek wyznaczył Trybunał Sprawiedliwości UE w wyroku C-438/09 (Dankowski) z 22 grudnia 2010 r. Usługodawca nie dopełnił obowiązku rejestracji jako podatnik VAT i nie rozliczył podatku — a mimo to nabywca zachował prawo do odliczenia, ponieważ faktury zawierały wszystkie dane wymagane dyrektywą: pozwalały ustalić tożsamość wystawcy i rodzaj wykonanych usług.

Ustawa odbiera prawo do odliczenia przy fakturach wystawionych przez podmiot nieistniejący (art. 88 ust. 3a pkt 1 lit. a). To nie jest to samo co podmiot niezarejestrowany. Firma, która realnie działa, wykonuje usługi i wystawia poprawne faktury, istnieje — nawet jeśli wypadła z wykazu.

Gdzie naprawdę leży ryzyko

Nie w samym wykazie. Gdy urząd zakwestionuje odliczenie, wchodzi reprezentacja przed urzędem — ale odliczenie przepada tylko wtedy, gdy pęka jeden z tych warunków:

  • czynność faktycznie się odbyła — faktura za usługę, której nie było, nie daje odliczenia (art. 88 ust. 3a pkt 4 lit. a);
  • zakup służy czynnościom opodatkowanym w Twojej firmie (art. 86 ust. 1);
  • faktura jest kompletna — dane wystawcy, rodzaj usługi, stawka i kwota podatku;
  • potrafisz pokazać należytą staranność — co, kiedy i gdzie sprawdziłeś przed zapłatą.

Biała lista to osobna pułapka — i ta jest kosztowna

Status kontrahenta w wykazie nie decyduje o odliczeniu, ale numer rachunku już tak. Przy transakcji przekraczającej 15 000 zł zapłata na rachunek spoza wykazu oznacza dwa skutki naraz: wydatku nie zaliczysz do kosztów, a dodatkowo odpowiadasz solidarnie za podatek dostawcy (art. 117ba Ordynacji podatkowej). Zakres tej solidarnej odpowiedzialności ma się rozszerzyć na usługi niematerialne.

Ratunek istnieje: zawiadomienie ZAW-NR złożone w ciągu 7 dni od dnia zlecenia przelewu. To termin materialny — po jego upływie nie da się go przywrócić.

Co zrobić, gdy kontrahent znika z wykazu

  1. Zapisz weryfikację z datą — wydruk z wykazu podatników VAT i z KRS. To nie papier dla papieru, tylko Twój jedyny dowód należytej staranności, gdy ktoś zapyta o to po dwóch latach.
  2. Sprawdź, czy usługa realnie się wydarzyła i czy zostawiła ślad: umowa, korespondencja, efekt pracy. To ten warunek przesądza, nie wpis w rejestrze.
  3. Płać na rachunek z wykazu. Jeśli przelew już poszedł gdzie indziej — ZAW-NR w ciągu 7 dni.
  4. Przy większych fakturach użyj podzielonej płatności — zdejmuje solidarną odpowiedzialność za daną transakcję.
  5. Nie karz się sam. Wstrzymanie odliczenia „na wszelki wypadek" nie zwiększa bezpieczeństwa — zabiera gotówkę i, jak pokazuje ta sprawa, potrafi skończyć się sporem z kontrahentem.
Interpretacja indywidualna chroni tego, kto o nią wystąpił — nie jest przepisem powszechnie obowiązującym. Pokazuje jednak, jak fiskus czyta te przepisy dziś. Przy prowadzeniu ksiąg status kontrahenta i zgodność rachunku z wykazem sprawdzamy przy rozliczeniu, a nie wtedy, gdy przyjdzie pismo z urzędu.