W skrócie

  • Usługa od firmy zagranicznej (reklama, oprogramowanie, hosting): VAT rozlicza zwykle polski nabywca — to import usług (art. 17 ust. 1 pkt 4 i art. 28b ustawy o VAT).
  • Czynny podatnik VAT wykazuje ten VAT w JPK_V7 jako należny i jednocześnie naliczony. Przy pełnym prawie do odliczenia nic nie dopłaca — pod warunkiem, że wykaże go we właściwym miesiącu.
  • Firma zwolniona z VAT (limit od 2026 r.: 240 000 zł sprzedaży rocznie) też rozlicza ten VAT, ale go nie odzyskuje: deklaracja VAT-9M i zapłata do 25. dnia następnego miesiąca.
  • Towar z UE to wewnątrzwspólnotowe nabycie (WNT); u firmy zwolnionej z VAT — dopiero po przekroczeniu 50 000 zł w roku.
  • Kurs: w VAT — średni NBP z ostatniego dnia roboczego przed powstaniem obowiązku podatkowego; w kosztach — z ostatniego dnia roboczego przed dniem poniesienia kosztu.
  • KSeF: zagraniczny dostawca bez siedziby i stałego miejsca działalności w Polsce nie wystawia faktur w KSeF. Jego PDF musisz przekazać do księgowości sam.

Usługa z zagranicy, gdy jesteś czynnym podatnikiem VAT

Większość usług kupowanych od firm (reklama, licencje, hosting, doradztwo) ma miejsce świadczenia tam, gdzie siedzibę ma nabywca (art. 28b ust. 1). Jeśli usługodawca nie ma w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności, podatnikiem staje się nabywca (art. 17 ust. 1 pkt 4). Dlatego na fakturze nie ma polskiego VAT — to Ty go naliczasz.

  • Kiedy: w miesiącu wykonania usługi. Przy abonamencie i innych rozliczeniach okresowych — z końcem każdego okresu. Zaliczka zapłacona z góry też rodzi obowiązek, w zapłaconej części (art. 19a ust. 1, 3 i 8).
  • Jak: w JPK_V7 po stronie należnej i naliczonej, po polskiej stawce dla tej usługi (najczęściej 23%).
  • Uwaga na spóźnienie: odliczenie w tym samym miesiącu przysługuje tylko wtedy, gdy VAT należny wykażesz w deklaracji za właściwy okres (art. 86 ust. 10b pkt 3). Wykazany później — wymaga korekty, a neutralność się rozjeżdża.

Zobacz, co obejmuje obsługa księgowa

Umów rozmowę

Usługa z zagranicy, gdy jesteś zwolniony z VAT

Zwolnienie podmiotowe z art. 113 nie zwalnia z rozliczenia importu usług. Różnica polega na tym, że ten VAT płacisz i nie odzyskujesz — staje się częścią kosztu.

  1. Rejestracja do VAT-UE przed pierwszym zakupem usługi od firmy z UE (art. 97 ust. 3 pkt 1). Rejestracja nie odbiera zwolnienia z VAT — daje numer z prefiksem PL, który podajesz dostawcy.
  2. Deklaracja VAT-9M za każdy miesiąc, w którym była taka transakcja — do 25. dnia następnego miesiąca. W tym samym terminie płacisz podatek. Jeśli rozliczasz też WNT na VAT-8, import usług wykazujesz w VAT-8.
  3. Koszt w podatku dochodowym: wartość usługi plus zapłacony VAT, którego nie odliczyłeś.
Dostawca spoza UE (np. z USA) — VAT od importu usług rozliczasz tak samo (VAT-9M). Czy firma zwolniona musi się wtedy rejestrować do VAT-UE, przepisy nie rozstrzygają jednoznacznie, a stanowiska w praktyce są podzielone. Bezpieczniej zarejestrować się przed pierwszym zakupem. Brak rejestracji w żadnym wariancie nie zwalnia z zapłaty VAT.

Towar z Unii Europejskiej

Zakup towaru od firmy z innego kraju UE, przywieziony do Polski, to wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (art. 9). Dostawca wystawia fakturę bez VAT (stawka 0% w jego kraju), a VAT rozliczasz Ty.

  • Czynny podatnik VAT: potrzebny numer VAT-UE przed pierwszym zakupem. Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury przez dostawcę, ale nie później niż 15. dnia miesiąca po dostawie (art. 20 ust. 5). VAT wykazujesz w JPK_V7 jako należny i naliczony.
  • Firma zwolniona z VAT: dopóki wartość WNT w roku (bieżącym i poprzednim) nie przekroczy 50 000 zł, VAT od takich zakupów nie rozliczasz (art. 10 ust. 1 pkt 2). Od chwili przekroczenia — rejestracja VAT-UE i deklaracja VAT-8. Wyroby akcyzowe i nowe środki transportu są opodatkowane od pierwszej złotówki.

Towar spoza Unii — import

Przy towarach spoza UE VAT wykazuje się w zgłoszeniu celnym, zwykle przygotowywanym przez agencję celną, i płaci w urzędzie celnym w ciągu 10 dni od powiadomienia (art. 33). Odliczyć go możesz najwcześniej w miesiącu, w którym dostałeś dokument celny. Czynny podatnik VAT, po spełnieniu warunków z art. 33a (m.in. zaświadczenia o braku zaległości), może zamiast tego rozliczyć VAT z importu bezpośrednio w JPK_V7.

Po jakim kursie przeliczyć fakturę w euro

  • W VAT: średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego (art. 31a ust. 1). Ustawa dopuszcza też kurs EBC.
  • W kosztach (PIT i CIT): średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu (art. 11a ust. 2 ustawy o PIT, art. 15 ust. 1 ustawy o CIT).

Te dwie daty mogą się różnić, więc ta sama faktura bywa przeliczana dwoma kursami. W KPiR przeliczenie zapisuje się na dowodzie albo w załączniku do niego.

Czy zagraniczna faktura trafia do KSeF

Nie. Podatnik bez siedziby i bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF (art. 106ga ust. 2) — wystawia je jak dotąd, elektronicznie albo na papierze. Może to zrobić w KSeF dobrowolnie, ale zwykle tego nie robi.

W praktyce oznacza to, że tej faktury Twoje biuro nie pobierze samo razem z resztą z KSeF. PDF z panelu dostawcy (Google, Meta, dostawca programu) musisz przekazać sam — inaczej import usług wypadnie z rozliczenia za dany miesiąc.

Koszt, język faktury i podatek u źródła

  • Koszt: faktura zagraniczna może być kosztem na zwykłych zasadach (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, art. 15 ust. 1 ustawy o CIT), jeśli potwierdza rzeczywisty wydatek związany z firmą.
  • Język: przy księgach rachunkowych na żądanie organu kontroli lub biegłego rewidenta trzeba zapewnić wiarygodne tłumaczenie dowodu (art. 21 ust. 5 ustawy o rachunkowości). Na co dzień tłumaczenie nie jest potrzebne.
  • Podatek u źródła: przy zakupie od zagranicznej firmy usług reklamowych, doradczych, przetwarzania danych czy licencji polska firma — także JDG — może być płatnikiem podatku u źródła (art. 21 i 26 ustawy o CIT). Zwykle można go nie pobierać na podstawie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, jeśli masz certyfikat rezydencji dostawcy. Informację IFT-2R składa się także wtedy, gdy podatku nie pobrano — do końca trzeciego miesiąca następnego roku.
Przy reklamach Google i Meta kwalifikacja do podatku u źródła nie jest przesądzona ani w objaśnieniach Ministerstwa Finansów, ani w orzecznictwie. Przy większych kwotach warto ustalić podejście ze swoim biurem przed pierwszą płatnością w roku.

Jak to wygląda u nas

Zagraniczną fakturę dodajesz do Portalu Biura tak jak każdy inny dokument — zdjęciem albo PDF-em z panelu dostawcy. Kurs, JPK_V7, a gdy jesteś zwolniony z VAT — także VAT-9M i jej termin, są po naszej stronie. Kwotę do zapłaty dostajesz razem z pozostałymi podatkami, przed terminem.