Odbieranie i wystawianie to dwie różne daty

To jest rozróżnienie, które ginie w większości poradników, a decyduje o tym, co musisz zrobić najbliżej.

  • Odbieranie faktur przez KSeF — od 1 lutego 2026, wszyscy. Niezależnie od wielkości. Jeżeli Twój kontrahent wystawia w systemie, faktura przychodzi do Ciebie tą drogą i musisz mieć jak ją odebrać.
  • Wystawianie — zależy od skali. Od 1 lutego 2026 obowiązek objął podatników, u których wartość sprzedaży wraz z podatkiem przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 — wszystkich pozostałych.
Praktyczny wniosek: nawet firma, która sama wystawia niewiele, od lutego jest po stronie odbiorcy. Odbieranie nie ma progu — odbiór i księgowanie faktur z systemu prowadzimy w ramach obsługi księgowej.

Próg 10 000 zł — wyjątek, o którym mało kto mówi

Do końca 2026 roku obowiązku wystawiania w KSeF nie mają podatnicy, u których wartość sprzedaży dokumentowana fakturami za okresy miesięczne nie przekracza 10 000 zł brutto. Taka firma może do końca roku wystawiać faktury elektronicznie albo papierowo, po staremu.

To nie jest zwolnienie z KSeF — to odroczenie jednej z dwóch stron. Odbierać faktury trzeba tak samo jak wszyscy, od lutego.

Prowadzimy księgi spółek z o.o. i pilnujemy tych terminów po naszej stronie.

Umów rozmowę

Kogo obowiązek nie obejmuje

Lista wyłączeń jest konkretna i warto ją przeczytać do końca, bo część pozycji zaskakuje:

  • Faktury wystawiane przez podatników bez siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce.
  • Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności — sprzedaż konsumencka zostaje poza systemem.
  • Faktury z procedur OSS i IOSS oraz dokumentujące procedurę SME.
  • Faktury za przejazd autostradą i za przewóz osób.
  • Faktury dokumentujące czynności zwolnione od podatku.
  • Samofakturowanie, gdy żadna ze stron nie ma polskiego numeru identyfikacji podatkowej — praktyczne przypadki z kontrahentem bez NIP rozpisaliśmy osobno.

Kasy rejestrujące — do końca 2026 bez zmian

Paragony fiskalne z numerem identyfikacji podatkowej nabywcy, uznawane za faktury uproszczone (do 450 zł albo 100 euro), pozostają w dotychczasowej formie do końca 2026 roku. Sprzedaż na kasie nie musi więc iść przez system.

Termin, który zmienił się na odwrót

Przez większość roku powtarzano, że uwierzytelnianie tokenem wygasa z końcem 2026 i zostaną certyfikat oraz podpis. Na wprost zadane pytanie, czy tokeny wygasną z końcem 2026 roku, Ministerstwo Finansów odpowiada dziś: nie. Metoda zostaje bezterminowo, a rozporządzenie w tej sprawie ma zostać znowelizowane.

Wymieniamy to osobno, bo to jest termin, pod który firmy planowały wymianę integracji i zakup narzędzi. Jeżeli Państwa program loguje się do KSeF tokenem — nie ma powodu tego zmieniać. Jak wgrać certyfikat i skonfigurować wysyłkę, gdy jednak chcesz przejść na tę metodę, opisaliśmy krok po kroku na przykładzie InsERT.

Co z tego wynika dla zwykłej spółki

  • Od lutego 2026 musisz odbierać faktury przez system — to dotyczy Cię niezależnie od obrotu.
  • Od kwietnia 2026 musisz wystawiać, chyba że mieścisz się w progu 10 000 zł miesięcznie — wtedy masz czas do końca roku. Przy księgowości dla spółki z o.o. pilnujemy tego terminu po naszej stronie.
  • Sprzedaż konsumencka i sprzedaż na kasie zostają na razie poza systemem.
  • Do końca 2026 obowiązuje okres przejściowy z zawieszeniem kar. Zawieszone są kary, nie obowiązek — to dwie różne rzeczy.

Skąd te informacje

Wszystkie liczby i daty powyżej pochodzą z materiałów Ministerstwa Finansów, sprawdzonych 7 września 2026 — odnośniki na końcu wpisu. Nie przepisujemy ich z innych poradników, bo dokładnie tak powielają się terminy, które przestały obowiązywać.