W skrócie. Ministerstwo Finansów wskazuje, że do końca 2026 r. można wystawiać faktury przy użyciu kas rejestrujących, a paragony z NIP nabywcy do 450 zł (100 euro) są uznawane za faktury uproszczone, bez obowiązku wystawiania ich w KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. faktury powstają w KSeF, także u najmniejszych firm. Równolegle trwają prace nad projektem rozporządzenia o kasach rejestrujących: kasy mają stracić funkcję fakturowania, a raporty mają trafiać do administracji skarbowej wyłącznie elektronicznie. Rozporządzenie jest na etapie projektu.

Co działa dziś, a co od 1 stycznia 2027

  • Do 31 grudnia 2026: kasa może wystawić fakturę (papierową albo elektroniczną) poza KSeF, a paragon z Twoim NIP-em do 450 zł brutto albo 100 euro jest fakturą uproszczoną.
  • Od 1 stycznia 2027: faktura, także na drobną kwotę, powstaje w KSeF. Paragon z kasy dokumentuje sprzedaż, ale fakturą już nie jest.
  • Kończy się też drugi wyjątek: sprzedaż do 10 000 zł brutto miesięcznie fakturowana poza systemem. Progi i wyjątki KSeF rozpisaliśmy w osobnym wpisie.

Kupujesz na firmę? Paragon przestaje wystarczać

VAT naliczony odliczasz z faktury. Dziś paragon z NIP do 450 zł nią jest, więc wiele osób traktuje go jako komplet dokumentów: paliwo, parking, drobne materiały, zakupy w markecie budowlanym. Od stycznia ten sam paragon VAT-u nie odliczy.

Rozwiązanie jest proste, ale wymaga zmiany nawyku przy ladzie: przy zakupie na firmę poproś o fakturę. Sprzedawca wystawi ją w KSeF, a jeśli jest na niej Twój NIP, faktura trafi do systemu i Twoje biuro rachunkowe pobierze ją stamtąd bez zdjęć i bez przepisywania.

NIP na paragonie nadal ma znaczenie. Od 2020 roku obowiązuje zasada, że fakturę do paragonu sprzedawca wystawi tylko wtedy, gdy na paragonie jest NIP nabywcy. Jeśli o fakturę poprosisz dopiero po zakupie, a NIP-u na paragonie nie było, możesz jej nie dostać.

Chcesz, żeby faktury z KSeF trafiały do księgowości bez przepisywania? Zobacz, jak prowadzimy księgowość przez internet

Umów rozmowę

Sprzedajesz na kasie? Aktualizacja musi zadziałać 1 stycznia

Projekt rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących (Rządowe Centrum Legislacji, wykaz prac nr 70/2026) przewiduje, że kasy zostaną pozbawione funkcji fakturowania, dane faktur znikną z raportów, a raporty fiskalne będą przesyłane wyłącznie elektronicznie. Projekt nie przewiduje okresu przejściowego: stare zasady do 31 grudnia, nowe od pierwszego dnia stycznia.

W praktyce oznacza to, że klient firmowy dostanie od Ciebie paragon z kasy i fakturę z programu połączonego z KSeF. Jeśli program nie jest gotowy, pierwszego dnia roboczego stycznia sprzedaż klientowi z NIP-em stanie się problemem. Co warto zrobić jeszcze w tym roku:

  1. Zapytaj dostawcę albo serwis kasy, czy i kiedy zaplanował aktualizację na 1 stycznia 2027.
  2. Sprawdź, czy Twój program do fakturowania jest połączony z KSeF i czy faktury realnie się wysyłają. Na przykładzie InsERT opisaliśmy jak podłączyć KSeF i wgrać certyfikat.
  3. Ustal prostą zasadę przy kasie: klient podaje NIP, dostaje paragon z NIP-em, a fakturę wystawiasz w KSeF. Jeśli przy kasie pracuje ktoś poza Tobą, przećwiczcie to razem jeszcze w grudniu.
  4. Jeśli wystawiasz dużo drobnych faktur, sprawdź z księgową, jak będą do niej trafiać i jak uzgodnicie je z raportami z kasy.

Rozporządzenie jest projektem. Termin z KSeF już nie

Te dwie rzeczy łatwo pomylić. Szczegóły techniczne kas, czyli usunięcie funkcji fakturowania i forma raportów, wynikają z projektu, który może się jeszcze zmienić w konsultacjach. Natomiast to, że możliwość wystawiania faktur z kasy i traktowania paragonu z NIP jak faktury kończy się z końcem 2026 roku, Ministerstwo Finansów podaje dziś jako obowiązujący termin wdrożenia KSeF.

Dlatego nie warto czekać na ostateczną wersję rozporządzenia. Zmiana nawyku przy zakupach i gotowy program do faktur w KSeF przydadzą się niezależnie od tego, jak będzie wyglądał końcowy tekst. Jeśli chcesz, żeby faktury z KSeF trafiały do księgowości same, a pytania o kasę miały do kogo pójść, zobacz, jak prowadzimy księgowość przez internet.