W skrócie. Art. 108g ustawy o VAT, dodany ustawą z 5 sierpnia 2025 r., stosuje się do płatności dokonanych od 1 stycznia 2027 r. Obowiązek ma czynny podatnik VAT, który płaci innemu czynnemu podatnikowi VAT przelewem za fakturę ustrukturyzowaną. W tytule podaje numer KSeF faktury albo, przy płatności za więcej niż jedną fakturę, identyfikator zbiorczy. Przepis nie ma progu kwotowego i nie ogranicza się do podzielonej płatności.

Kogo dotyczy obowiązek

Muszą się spotkać trzy warunki. Płacisz jako czynny podatnik VAT, odbiorca pieniędzy też jest czynnym podatnikiem VAT, a płacisz przelewem albo innym sposobem, w którym da się wpisać tytuł. Status sprzedawcy sprawdza się według białej listy na dzień płatności.

  • Dotyczy: faktur wystawionych w KSeF, w tym faktur wystawionych w trybie offline i z okresu niedostępności systemu, które potem trafiają do KSeF i dostają numer.
  • Dotyczy też osoby trzeciej, która płaci za Ciebie, na przykład wspólnika albo spółki z grupy. Przy poleceniu zapłaty obowiązek ma wystawca faktury.
  • Nie dotyczy faktur wystawionych poza KSeF w czasie ogłoszonej awarii systemu, płatności konsumentów oraz sytuacji, gdy jedna ze stron nie jest czynnym podatnikiem VAT.
  • Nie ma progu. Wbrew temu, co krąży w sieci, przepis nie dotyczy tylko kwot powyżej 15 000 zł ani tylko podzielonej płatności. Obejmuje zwykły przelew za fakturę na 200 zł.

Jak wygląda numer KSeF i gdzie go znaleźć

Numer KSeF nadaje system w chwili przyjęcia faktury. Ma 35 znaków: NIP sprzedawcy, datę wystawienia w formacie RRRRMMDD, 12 znaków technicznych i 2 znaki sumy kontrolnej, rozdzielone myślnikami. Wzór według Ministerstwa Finansów: 9999999999-RRRRMMDD-FFFFFFFFFFFF-FF.

Numer nie jest częścią pliku faktury, przychodzi w urzędowym poświadczeniu odbioru. Najprościej znaleźć go w programie, z którego pobierasz faktury z KSeF, albo na wydruku faktury z systemu. O tym, czym taki wydruk różni się od faktury, pisaliśmy przy PDF-ach faktur z KSeF. Od lutego 2026 ten sam numer trafia też do pliku JPK_V7, więc Twoje biuro już go ma przy każdej fakturze zakupowej.

Chcesz, żeby faktury z KSeF i płatności zgadzały się bez ręcznego rozpisywania? Zobacz, jak prowadzimy księgowość przez internet

Umów rozmowę

Kilka faktur w jednym przelewie: identyfikator zbiorczy

Przy płatności za co najmniej dwie faktury jednego sprzedawcy nie wpisujesz czternastu numerów. Generujesz w KSeF identyfikator zbiorczy, który zbiera wybrane faktury pod jednym kodem, i ten kod podajesz w tytule. On też ma 35 znaków, z oznaczeniem „IZ”, rokiem i miesiącem, na przykład 9999999999-IZ202602-FFFFFFFFFFFF-FF.

Identyfikator może wygenerować zarówno sprzedawca, jak i nabywca, w Aplikacji Podatnika KSeF albo przez program połączony z systemem. Ministerstwo Finansów przygotowało też projekt zmiany rozporządzenia o KSeF, który ma rozpisać uprawnienia do tworzenia i odczytywania identyfikatorów zbiorczych. Projekt trafił do konsultacji pod koniec października 2026 roku.

Podzielona płatność: numer KSeF w komunikacie przelewu

Jeśli płacisz w mechanizmie podzielonej płatności, komunikat przelewu też się zmienia. Ministerstwo Finansów wskazuje, że od 1 stycznia 2027 r. w komunikacie przelewu podaje się numer KSeF faktury albo identyfikator zbiorczy. Przed styczniem warto sprawdzić, jak Twój bank przygotował formularz przelewu podzielonego.

A jeśli w przelewie zabraknie numeru?

Sam art. 108g nie przewiduje osobnej kary za brak numeru w tytule. Nie znaczy to jednak, że numer nie ma znaczenia. Łączy konkretną płatność z konkretną fakturą, więc przy uzgadnianiu rozrachunków, przy zatorach z kontrahentem i przy kontroli to on pokazuje, za co zapłaciłeś. Przelew opisany „faktury za październik” trzeba będzie później ręcznie rozpisywać.

Osobną sprawą są kary za błędy w samym KSeF. Rada Ministrów przyjęła 20 października 2026 r. projekt, który przesuwa je na koniec 2027 roku. To nadal projekt, a nie przepis, i nie dotyczy terminu z tego wpisu. Szczegóły opisaliśmy we wpisie o odroczeniu kar w KSeF.

Co przygotować jeszcze w tym roku

  1. Sprawdź, skąd będziesz brać numer przy płatności. Jeśli faktury płacisz z bankowości, a pobierasz je z KSeF w innym programie, ustal, kto kopiuje numer i gdzie. Na przykładzie InsERT opisaliśmy jak podłączyć program do KSeF.
  2. Zapytaj bank i dostawcę programu, czy przelew z numerem KSeF da się przygotować automatycznie, na przykład z eksportu paczki przelewów.
  3. Przejrzyj płatności zbiorcze. Jeśli regulujesz kilka faktur jednym przelewem, zdecyduj, kto generuje identyfikator zbiorczy: Ty czy dostawca.
  4. Ustal zasadę z osobami, które płacą za firmę. Wspólnik, który czasem płaci za spółkę, też podlega obowiązkowi.

Jeśli wolisz, żeby faktury z KSeF trafiały do księgowości same, a ktoś pilnował, czy płatności pasują do faktur, zobacz, jak prowadzimy księgowość przez internet.