W skrócie

  • Do umowy o prowadzenie księgowości co do zasady stosuje się przepisy o zleceniu (art. 750 KC), a te pozwalają ją wypowiedzieć w każdym czasie (art. 746 § 1 KC).
  • Okres wypowiedzenia z Twojej umowy — miesiąc, trzy miesiące — co do zasady obowiązuje. Wyjątek to wypowiedzenie z ważnych powodów: tego prawa nie da się z góry wyłączyć (art. 746 § 3 KC).
  • Umowa zawarta na piśmie, mailem lub elektronicznie wymaga do wypowiedzenia co najmniej formy dokumentowej — wystarczy e-mail, z którego wiadomo, kto go wysłał. Chyba że umowa zastrzega inną formę (art. 77 § 2 KC).
  • Biuro musi oddać Ci wszystko, co uzyskało przy prowadzeniu Twoich spraw, i złożyć sprawozdanie (art. 740 KC).

Zanim wyślesz pismo — trzy rzeczy z Twojej umowy

  1. Okres wypowiedzenia i jego koniec. Najczęściej to miesiąc ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. Policz, który miesiąc zamknie jeszcze stare biuro.
  2. Forma zastrzeżona w umowie. Jeśli umowa wymaga formy pisemnej, mail nie wystarczy — potrzebny jest podpis własnoręczny albo kwalifikowany podpis elektroniczny.
  3. Kary i opłaty przy rozstaniu. Sprawdź, czy umowa przewiduje opłatę za przygotowanie dokumentacji do przekazania albo karę za wypowiedzenie przed określonym terminem.

Przepisy o zleceniu strony mogą w umowie zmieniać — z jednym zastrzeżeniem: z prawa wypowiedzenia z ważnych powodów nie można się zrzec z góry. Jeśli biuro rażąco nie wywiązuje się z umowy (spóźnione deklaracje, odsetki z jego winy, brak kontaktu), możesz rozwiązać umowę bez czekania na koniec okresu. Taki powód opisz w piśmie konkretnie, z datami.

Zobacz cennik i tabelę opłat dodatkowych

Umów rozmowę

Jaka forma wystarczy

Art. 77 § 2 KC: jeśli umowę zawarto w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, jej wypowiedzenie, odstąpienie od niej i rozwiązanie za zgodą obu stron wymaga co najmniej formy dokumentowej — chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną.

W praktyce: e-mail z Twojego adresu, podpisany imieniem i nazwiskiem, spełnia wymóg formy dokumentowej. Wypowiedzenie przez telefon — nie. Niezależnie od formy zachowaj dowód doręczenia: potwierdzenie odbioru maila, potwierdzenie nadania listu poleconego albo podpis na kopii pisma.

Wypowiedzenie czy porozumienie stron

Wypowiedzenie to Twoje jednostronne oświadczenie — umowa kończy się po okresie z umowy, bez względu na to, czy biuro się zgadza. Porozumienie stron to wspólna decyzja, więc datę końca ustalacie dowolnie, także krócej niż okres wypowiedzenia. To dobre wyjście, gdy obie strony chcą rozstać się czysto, z końcem konkretnego miesiąca. Porozumienie też wymaga co najmniej formy dokumentowej.

Co powinno zawierać pismo — wzór

Urzędowego wzoru nie ma. Wystarczy pismo z tymi elementami:

  1. Miejscowość i data.
  2. Twoje dane: nazwa firmy, NIP, adres.
  3. Dane biura: nazwa, adres.
  4. Wskazanie umowy: data zawarcia i numer, jeśli go ma.
  5. Oświadczenie: wypowiadam umowę z zachowaniem okresu wypowiedzenia — albo wskazana data rozwiązania, jeśli wypowiadasz z ważnych powodów lub proponujesz porozumienie.
  6. Prośba o przygotowanie i wydanie dokumentacji protokołem zdawczo-odbiorczym oraz o sprawozdanie z prowadzonych spraw.
  7. Podpis — w formie wymaganej przez umowę.
Przykładowa treść: „Wypowiadam umowę o prowadzenie księgowości z dnia [data] z zachowaniem okresu wypowiedzenia określonego w umowie. Proszę o wskazanie ostatniego miesiąca, za który biuro złoży deklaracje, oraz o przygotowanie do wydania dokumentacji księgowej i zestawienia obrotów i sald na dzień zakończenia umowy, protokołem zdawczo-odbiorczym. Proszę także o sprawozdanie z prowadzonych spraw, w tym o wykaz złożonych deklaracji i niezakończonych postępowań.”

Co biuro musi Ci oddać — i czego nie może zatrzymać

Art. 740 KC zobowiązuje biuro, by po zakończeniu umowy złożyło Ci sprawozdanie i wydało wszystko, co przy jej wykonywaniu uzyskało. To Twoje księgi i Twój obowiązek ich przechowywania: księgi rachunkowe i dowody księgowe przez 5 lat (art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości), księgi podatkowe do przedawnienia zobowiązania (art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej) — zwykle 5 lat od końca roku, w którym minął termin płatności podatku.

Zaległa faktura za usługi nie daje biuru prawa do zatrzymania dokumentów. Prawo zatrzymania z art. 461 KC dotyczy roszczeń o zwrot nakładów na rzecz i szkód przez nią wyrządzonych, a nie wynagrodzenia. Spór o zapłatę to osobna sprawa — dokumenty muszą wrócić do Ciebie.

Ostatni miesiąc i pełnomocnictwa

Przepisy nie rozstrzygają, kto zamyka miesiąc, w którym zmieniasz biuro — trzeba to ustalić na piśmie. Najczystszy podział: umowa kończy się z końcem miesiąca, stare biuro rozlicza ten miesiąc i składa za niego JPK_V7 (do 25. dnia następnego miesiąca), a nowe zaczyna od kolejnego.

  • Urząd skarbowy: pełnomocnictwo UPL-1 odwołujesz formularzem OPL-1, przez e-Urząd Skarbowy albo w urzędzie.
  • ZUS: pełnomocnictwo odwołujesz formularzem PEL-O, przez PUE/eZUS albo na papierze.
  • KSeF: uprawnienia biura odbiera podatnik albo osoba uprawniona do zarządzania uprawnieniami — biuro samo z nich zrezygnować nie może.
Pełnomocnictwa odwołaj po złożeniu przez stare biuro ostatnich deklaracji, za które odpowiada. Odwołane za wcześnie — biuro nie wyśle JPK za ostatni miesiąc. Odwołane za późno — dwa podmioty mogą działać w Twoim imieniu. Całą procedurę przejęcia, z saldami otwarcia i zgłoszeniami, opisaliśmy w poradniku o zmianie biura.

Jak to wygląda u nas

Ty podpisujesz wypowiedzenie i pełnomocnictwa. Resztę — ustalenie daty granicznej ze starym biurem, odbiór dokumentów, uzgodnienie sald, zgłoszenia i uprawnienia w KSeF — prowadzimy po naszej stronie, w ramach obsługi księgowej, bez osobnej opłaty za przejęcie. Cenę pakietu znasz od razu z cennika.