Ile kosztuje pierwszy pracownik w spółce — trzy warstwy jednej kwoty
2 września 2026 r. · 5 min czytania · Krystian Skoryna
Piszesz w ogłoszeniu „4 806 zł brutto". Spółka wyda na tego pracownika 5 790 zł miesięcznie, a on zobaczy na koncie 3 606 zł. Między jedną a drugą kwotą jest 2 184 zł, czyli więcej niż połowa tego, co dostaje do ręki.
To nie jest niczyj błąd ani ukryta opłata. To trzy warstwy tej samej kwoty, o których właściciel dowiaduje się zwykle dopiero przy pierwszej liście płac.
Wynagrodzenie z umowy to punkt wyjścia, nie koszt. Ponad nie spółka z o.o. dopłaca składki, których pracownik nigdy nie widzi:
emerytalna 9,76% — druga połowa z 19,52%, bo tę składkę dzielicie po równo,
rentowa 6,50% — z 8% pracownik płaci tylko 1,5%,
wypadkowa 1,67% — dla płatników zgłaszających do dziewięciu ubezpieczonych; przy większym zatrudnieniu ZUS ustala ją indywidualnie w przedziale od 0,67% do 3,33%,
Fundusz Pracy 2,45% i FGŚP 0,10%.
Razem 20,48% ponad wynagrodzenie brutto. To jest liczba, od której trzeba zaczynać planowanie etatu — nie od kwoty w ogłoszeniu.
Warstwa druga: co schodzi z brutto
Z tej samej kwoty pracownikowi potrącane są jego składki — emerytalna 9,76%, rentowa 1,5% i chorobowa 2,45%, razem 13,71%. Od tego, co zostanie, liczy się składka zdrowotna 9%, a dopiero potem zaliczka na podatek.
Tu popełnia się najczęstszy błąd w liczeniu. Próg podatkowy 120 000 zł i roczne ograniczenie podstawy składek emerytalnej i rentowej — 282 600 zł to progi roczne. Kto liczy koszt etatu miesiąc po miesiącu, nie zobaczy ani momentu, w którym stawka podatku przeskakuje z 12% na 32%, ani tego, w którym obie strony przestają płacić dwie największe składki.
Efekt bywa zaskakujący: przy 30 000 zł brutto narzut po stronie pracodawcy spada z 20,48% do niecałych 17%, bo od pewnego miesiąca emerytalna i rentowa znikają.
Czego ten rachunek nie obejmuje
Powyższe liczby dotyczą umowy o pracę, pełnego etatu i pracownika bez ulg szczególnych. Wynik zmieni się przy zleceniu, u osoby poniżej 26. roku życia, przy uldze na powrót oraz gdy spółka przystąpi do PPK. Zmienia się też przy niepełnym etacie — minimalne wynagrodzenie liczy się wtedy proporcjonalnie. Naliczanie wynagrodzeń i rozliczenia ZUS prowadzimy w ramach kadr i płac, a stawki obsługi są w cenniku.
Policz swoją kwotę w kalkulatorze kosztu pracownika — pokazuje obie strony naraz, z rozbiciem na każdą składkę, i pozwala ustawić własną stawkę wypadkową. Bez rejestracji.
Najczęstsze pytania
Ile kosztuje pracodawcę pracownik ponad wynagrodzenie brutto?
Około 20,48% przy typowej składce wypadkowej 1,67%: emerytalna 9,76%, rentowa 6,50%, wypadkowa 1,67%, Fundusz Pracy 2,45% i FGŚP 0,10%. Przy minimalnym wynagrodzeniu 4 806 zł brutto koszt pracodawcy wynosi około 5 790 zł miesięcznie.
Ile wynosi minimalne wynagrodzenie w 2026 roku?
4 806 zł brutto miesięcznie przy pełnym etacie oraz 31,40 zł brutto za godzinę przy zleceniu. Kwoty wynikają z rozporządzenia Rady Ministrów z 11 września 2025 roku i obowiązują przez cały rok.
Od czego zależy składka wypadkowa?
Od liczby ubezpieczonych i rodzaju działalności. Płatnik zgłaszający do dziewięciu ubezpieczonych stosuje stawkę 1,67%. Przy większym zatrudnieniu ZUS ustala ją indywidualnie, w przedziale od 0,67% do 3,33%.
Dlaczego koszt pracownika trzeba liczyć w skali roku?
Bo próg podatkowy 120 000 zł oraz roczne ograniczenie podstawy składek 282 600 zł są progami rocznymi. Rachunek liczony miesiąc po miesiącu pomija oba momenty i przy wyższych wynagrodzeniach zawyża koszt.
Czy zlecenie jest tańsze niż umowa o pracę?
Bywa, ale nie zawsze i nie z automatu. O tym, jaka umowa jest właściwa, decyduje sposób wykonywania pracy, a nie nazwa dokumentu — od lipca 2026 Państwowa Inspekcja Pracy może stwierdzić istnienie stosunku pracy własną decyzją, bez sądu.
