W skrócie

  • Inwentaryzację przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego (art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości). W spółce z rokiem kalendarzowym to 31 grudnia.
  • Są trzy metody: spis z natury, potwierdzenie salda i weryfikacja, czyli porównanie ksiąg z dokumentami. O metodzie decyduje rodzaj składnika, nie wygoda.
  • Termin jest dotrzymany, gdy spis zaczął się nie wcześniej niż 1 października, a skończył do 15 stycznia następnego roku — z wyjątkami, które liczy się dokładnie na 31 grudnia.
  • Różnice rozlicza się w księgach roku, którego dotyczy inwentaryzacja, a dokumenty przechowuje 5 lat.

Trzy metody — co liczysz, co potwierdzasz, co sprawdzasz w papierach

Art. 26 ust. 1 przypisuje każdy rodzaj majątku do konkretnej metody:

  • Spis z natury — gotówka w kasie (bez pieniędzy na rachunkach), papiery wartościowe w formie materialnej, zapasy, środki trwałe, nieruchomości inwestycyjne oraz maszyny i urządzenia w środkach trwałych w budowie.
  • Potwierdzenie salda — środki na rachunkach bankowych, aktywa przechowywane u innych jednostek, należności (także udzielone pożyczki) i Twoje składniki powierzone kontrahentom.
  • Weryfikacja, czyli porównanie ksiąg z dokumentami — grunty, prawa, środki trwałe z utrudnionym dostępem, należności sporne i wątpliwe, rozrachunki z osobami nieprowadzącymi ksiąg rachunkowych, tytuły publicznoprawne (podatki, składki) oraz pozostałe aktywa i pasywa, w tym zobowiązania.

Spis z natury obejmuje także cudze rzeczy, które na 31 grudnia są w spółce — towar w komisie, sprzęt w naprawie, maszynę pożyczoną od kontrahenta. O wyniku spisu powiadamia się ich właściciela (art. 26 ust. 2).

Sald należności spornych i wątpliwych, rozrachunków z osobami nieprowadzącymi ksiąg rachunkowych i rozliczeń z urzędem nie potwierdza się — te pozycje przechodzą do weryfikacji. Potwierdzanie sald zobowiązań to dobra praktyka, ale ustawa go nie wymaga.

Zobacz, jak prowadzimy księgowość spółki z o.o.

Umów rozmowę

Okno od 1 października do 15 stycznia — i co z niego wypada

Art. 26 ust. 3 pkt 1 pozwala rozłożyć inwentaryzację w czasie. Termin uznaje się za dotrzymany, gdy spis zaczął się nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku, a skończył do 15. dnia roku następnego. Dla roku 2026 to od 1 października 2026 do 15 stycznia 2027. Stan na 31 grudnia ustala się wtedy, dopisując lub odejmując obroty między dniem spisu a końcem roku — przy czym stan z ksiąg nie może być ustalony po dniu bilansowym.

Z okna wypadają składniki, które ustala się dokładnie na 31 grudnia:

  • aktywa pieniężne — gotówka w kasie i saldo na rachunkach bankowych,
  • papiery wartościowe,
  • produkty w toku produkcji,
  • materiały, towary i produkty gotowe, które spółka odpisuje w koszty w dniu zakupu lub wytworzenia.
Jeśli Twoja polityka rachunkowości przewiduje odpisywanie zapasów w koszty w dniu zakupu, spis tych zapasów robisz w ostatni dzień roku, a nie w pierwszym tygodniu stycznia. To najczęstsze miejsce, w którym okno okazuje się węższe, niż się wydawało.

Kiedy nie trzeba liczyć co roku

Ustawa przewiduje dłuższe cykle dla trzech sytuacji (art. 26 ust. 3 pkt 2–4):

  • raz na 2 lata — zapasy w strzeżonych składowiskach objęte ewidencją ilościowo-wartościową,
  • raz na 4 lata — nieruchomości i środki trwałe na terenie strzeżonym,
  • raz w roku — zapasy w sklepach detalicznych objęte ewidencją wartościową.

Jeśli Twoje środki trwałe nie stoją na terenie strzeżonym albo cykl czteroletni przypada właśnie na ten rok — liczysz je teraz.

Podpisuje zarząd, nie biuro

Spółka może powierzyć prowadzenie ksiąg biuru rachunkowemu, ale art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości wyłącza z tego jedną rzecz: odpowiedzialności za inwentaryzację w formie spisu z natury kierownik jednostki — w spółce z o.o. zarząd — nie może przenieść na biuro. Biuro dopasuje księgi do wyniku spisu; za to, że spis się odbył i jest rzetelny, odpowiada zarząd.

Stawka nie jest symboliczna. Księgi są rzetelne, gdy zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty (art. 24 ust. 2) — a inwentaryzacja jest sposobem, by to sprawdzić. Za dopuszczenie do prowadzenia ksiąg wbrew ustawie albo podawanie w nich nierzetelnych danych art. 77 przewiduje grzywnę, karę pozbawienia wolności do lat 2 albo obie kary łącznie. Po stronie podatkowej organ nie uznaje ksiąg nierzetelnych za dowód (art. 193 § 4 Ordynacji podatkowej) i może wtedy oszacować podstawę opodatkowania (art. 23 § 1 pkt 2).

Lista zadań dla właściciela

Do 31 grudnia:

  1. Wyznacz osoby i datę spisu — zarządzeniem albo uchwałą zarządu.
  2. Przelicz gotówkę w kasie na 31 grudnia.
  3. Spisz zapasy; te odpisywane w koszty w dniu zakupu — dokładnie na 31 grudnia.
  4. Spisz środki trwałe, jeśli nie obejmuje ich cykl czteroletni.
  5. Wyślij kontrahentom prośby o potwierdzenie sald należności.
  6. Zgłoś biuru cudze rzeczy, które są na stanie spółki.

Do 15 stycznia:

  1. Przekaż do biura podpisane arkusze spisowe.
  2. Zbierz zwrócone potwierdzenia sald i wyjaśnienia rozbieżności od kontrahentów.
  3. Dostarcz wyciągi bankowe na 31 grudnia.
  4. Przygotuj listę należności spornych i wątpliwych.
  5. Wyjaśnij różnice między spisem a księgami.
Komisja inwentaryzacyjna, numerowane arkusze spisowe i pisemna instrukcja inwentaryzacyjna to dobra praktyka, którą warto zapisać w polityce rachunkowości spółki — ustawa ich wprost nie wymaga. Ułatwiają za to wykazanie, że spis był rzetelny.

Różnice i dokumenty po spisie

Dokumentacja inwentaryzacji musi być powiązana z księgami. Różnice między stanem rzeczywistym a księgowym trzeba wyjaśnić i rozliczyć w księgach roku, na który przypadał termin inwentaryzacji (art. 27) — czyli niedobór w kasie znaleziony 10 stycznia 2027 trafia do ksiąg 2026. Przekłada się to na wynik, od którego liczy się później podatek; jak wynik w księgach różni się od podstawy opodatkowania, opisaliśmy we wpisie o wyniku bilansowym a podatkowym.

Arkusze, potwierdzenia sald i protokoły przechowujesz 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą (art. 74 ust. 2 pkt 7 i ust. 3).

Dla porównania: remanent w jednoosobowej działalności

Przedsiębiorca na podatkowej księdze przychodów i rozchodów robi tylko spis z natury zapasów — towarów, materiałów, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów — na 1 stycznia i na koniec roku, przy czym spis na 31 grudnia zastępuje ten na 1 stycznia (§ 20 rozporządzenia). Wycenę sporządza się w ciągu 14 dni od zakończenia spisu (§ 22 ust. 7). Spółka w pełnej księgowości inwentaryzuje znacznie więcej: także pieniądze, należności, zobowiązania i środki trwałe.

Co się zmieniło w 2026 roku

Nic. Przepisy o inwentaryzacji (art. 26 i 27) i o odpowiedzialności karnej (art. 77) brzmią tak samo jak rok temu. Zmienił się tylko kalendarz: okno dla roku 2026 kończy się w piątek, 15 stycznia 2027.

Jak to wygląda u nas

Spis robi spółka — tego nie zmieni żadna umowa. Po naszej stronie, w ramach obsługi księgowej, jest zestawienie sald do potwierdzeń, porównanie arkuszy z księgami i rozliczenie różnic w roku, którego dotyczą, zanim zamkniemy księgi i przygotujemy dane do zeznania CIT-8.